徐州工业职业技术学院物资采购审计实施办法[院发2013(44号)]

作者: 日期: 2013-04-10 点击: 158

 

徐州工业职业技术学院物资采购审计实施办法

 

为进一步规范我院物资采购行为,保证物资采购审计工作质量,提高大额度资金采购的使用效益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招投标法》、《教育系统内部审计工作规定》、《徐州工业职业技术学院工程、货物、服务采购实施细则》等有关规定,结合学院实际情况,制定本办法。

第一章   

第一条 本办法所指的物资采购审计是指学院内审机构依据国家和上级主管部门的相关法律法规和学院内部制度、国家或行业相关的标准,采用对物资采购执行部门的采购全过程和采购行为的内部控制等进行的独立监督和评价活动。

第二条 物资采购审计方式包括项目管理式审计和过程参与式审计。

项目管理式审计是指审计部门依据院领导的指示,将学院较重大的物资采购项目列入年度审计工作计划,形成特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。

过程参与式审计是指由审计部门派出审计人员参与物资采购的全过程或部分重要过程,对物资采购实施常规审计的审计模式。

第三条 本办法所指的物资采购审计的范围包括已纳入学院集中采购范围的所有物资。

审计部门应按照公平、公正的原则,依法独立地开展物资采购审计工作。对单项采购金额在5万元以上(含5万元)、批量采购金额在10万元以上(含10万元)的各种物资(含定点采购中年度采购总额达到10万元的物资),派出人员实施参与全部重要过程的审计;对纳入学院集中采购范围但金额未达到前述审计额度的物资,派出人员实施参与部分过程的审计。采用审核会签的形式对相关采购物资进行审核。

第二章  审计内容

第四条 物资采购审计的内容主要包括:

(一)物资采购计划的立项和管理。

(二)物资采购的方式和程序。

(三)物资采购合同的合法性、严密性、合同条款履行的可行性、完整性等。

(四)物资采购的验收、入库。

(五)物资采购的货款结算。

(六)采购设备的使用效率。

第三章  审计要点

第五条 物资采购的审计要点主要包括:

(一)物资采购计划审计要点:

1)物资采购是否纳入学院整体采购计划,是否是本单位急需购买的物资、设备。

2)物资采购计划手续是否完备,有否无计划采购和盲目采购现象。

3)物资采购计划的合理性。

4)物资采购资金的来源及到位情况。

(二)物资采购方式和程序审计要点:

1)物资采购项目是否为计划项目。

2)供货方资格、条件审查。

3)供货样本的送达和保管。

4)物资采购项目招投标范围、方式、程序和文件等。

5)投标条件、招标纪律等。

6)评标、定标的公平合理性、合法性、真实性。

(三)物资采购合同审计要点:

1)采购项目是否符合立项审批,如超计划指标是否已办理了相关的审批手续。

2)物资采购合同签约双方资格及名称;产品名称应属全名,注册商标与标号,生产厂家,产品规格、型号、等级及包装标准等。

3)产品技术标准,有国家强制性标准或行业强制性标准的,不得低于国家强制性标准或行业强制性标准;没有国家强制性标准,也没有行业强制性标准的,由双方协商签订,在条款中应写明执行何种标准。需方有特殊要求的,按合同中商定的技术条件执行。实行抽样检验质量的产品,合同中应具体约定抽样标准、方法、比例等。经安装运行才能发现内在质量缺陷的产品,合同中应具体约定提出质量异议的条件和时间。

4)产品的交货单位、交货方式、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限、结算及付款方式,在合同中应予以明确。

5)验收方法。可采用数量清点和质量检验的方式,对质检出现问题的处理方法应明确规定。

6)违约责任。应明确当事人双方或一方有违约行为时,须承担责任的方式和标准。

(四)物资采购验收入库审计要点:

1)产品样品是否封存完好。

2)交货产品是否和合同规定或样品的规格、型号、质量、技术参数、价格相同。

3)入库数量和合同订购数量是否吻合。

(五)物资、设备采购的货款结算审计要点:

1)产品验收入库手续是否齐全。

2)产品单价、结算方式是否与合同相符。  

3)发票要素构成是否齐全,金额计算是否正确。

(六)物资(设备)采购的使用效率审计要点:

1)采购计划的合理性及批量进货的经济性;

2)审查采购物资的品种、质量、价格、数量以及进货渠道,评价物资采购成本;

3)审查物资的验收、入库、出库、发放、使用手续是否健全,管理是否严格,是否做到物尽其用;

4)审查物资储备是否实行了定额管理,制定的定额是否合理,有无超储积压情况;

5)物资报废及损失是否按规定管理。

6)设备使用是否有详细具体的运行记录。

7)设备使用的效能、效果是否符合采购立项,使用效益如何,是否达到预期目标。

8)使用部门是否健全和完善相关管理制度,实施规范管理。

第四章 审计工作程序和要求

    第六条 审计工作程序和要求包括:

(一)物资采购执行部门应在每月15日前将下月的物资集中采购计划报审计处备案;在招标公告公示前3日将购买部门的采购立项、论证材料及市场调研询价信息于报审计处审核备案;招标公告发出后,将公告底稿及按规定程序审核通过的采购文件(应含合同主要条款)的书面稿及电子稿报审计处审核备案。

(二)采购过程结束后一个月内,物资采购执行部门填写物资采购审计处理单,与招标过程说明及下述材料一起一并报送审计处进行物资采购审计:

1)送审材料目录

2)招标文件(或谈判文件、询价通知书)

3)投标文件正本

4)资格审查表

5)各类评分表

6)投标方承诺书

7)其他招投标过程材料

审计部门接到报审材料后应对材料的完整性进行审核,报审材料不能满足审计需要的,应书面向送审单位提出具体意见,送审单位应补充完善后重新送审,受理时间重新计算。对于合格的报审材料予以签收,并从报送审计之日起10日审结。

凡超过一个月未能报送审计的,物资采购执行部门需填写逾期报送审计单,按规定程序审批后方可报送审计。

经过审计后,不合格合格物资采购项目,由物资采购执行部门整改后重新报送,审计时间重新计算;合格物资采购项目,可办理购置手续,进入购置过程。购置结束并经验收合格后一周内,物资采购执行部门人员将购置发票及资产(含低值)入库单及验收报告等材料送审计处审核备案。

(三)列入年度审计工作计划应进行项目管理式审计的物资采购项目,审计处在审计前三日向被审计部门(校产管理处、物资使用部门)下达审计通知书。被审计部门应各级配合,并在审计通知书规定的时间内报送以下资料:

1)采购项目立项申请和审批过程材料;

2)采购计划和相关批准文件;

3)采购招投标、询价过程的相关资料;

4)供货商资料、物资价格制度政策、物资采购价格申报材料;

5)已签订的合同。

6)购置发票和货物清单(复印件)及设备验收单;

7)入、出库管理台帐及物资使用情况材料

8)设备运行记录;

9)设备使用的效能、效果资料。

审计处在审核、接收报审资料后依据学院《内审工作规定》的程序组织审计,应从受理之日起一个月内完成。在审计过程中,可连同校产管理人员至物资使用地点进行现场考察,可就使用及运转状况向使用人员进行调研。审计结束,向被审计单位出具审计报告,提出审计意见或建议。

第五章 责任与纪律 

第七条 对应审计而未报审计部门审计的物资采购事项,财务部门不予办理财务结算手续。对未经审计擅自报销的项目,应进行追究并根据需要进行追索性审计。

第八条 凡达到规定标准未按本办法进行审计的物资采购项目,给学院造成损失的,审计部门有权建议追究相关人员的责任。

第九条 经审计发现在物资采购过程中存在的偏差,审计部门应予以提示并督办纠正,责任部门应计入绩效考核。

第十条 经审计发现在物资采购过程中有违法违纪行为的,造成损失且情节严重的,应移交纪检监察部门按规定处理。

                    第六章   

    第十一条 本办法由学院审计处负责解释。

第十二条 本办法自发布之日起施行。原《徐州工业职业技术学院物资采购审计暂行办法》同时废止。

 

 

 

二〇一三年四月八日

 

 

附件一:徐州工业职业技术学院物资采购审计处理单

附件二:物资(设备、服务)采购项目逾期报送审计审批表

 

附件一            徐州工业职业技术学院

物 资 采 购 审 计 处 理 单

                       年  月  日               编号:

物资采购项目:

合同金额:          

物资使用部门:

供货(或提供服务)单位:

合同内容:

送审材料清单

材料名称

份数

材料名称

份数

材料名称

份数

采购立项原件

 

综合评分表

 

 

 

招标过程说明

 

中标通知书

 

 

 

招标公告

 

合同会签单

 

 

 

招标文件

 

购买合同

 

 

 

投标书

 

验收报告单

 

 

 

资格审查表

 

发票复印件

 

 

 

送审部门:      

经办人:

负责人:

审计意见:

 

 

 

 

主审人员:                 审计处长:                    

送审部门意见:

 

          

部门负责人:                  

院长意见:

 

 

     长:                    

审计处印制  

附件二 

物资(设备、服务)采购项目逾期报送审计审批表

采购的物资(服务)名称

 

合同编号

 

物资使用部门

 

合同价款

           

采购执行部门

 

已支付金额

 

送审时间

 

逾期时长

         (天)

逾期(招标过程结束之日起一月内报审原因

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

采购执行部门经办人:                        

采购执行部门

负责人意见

 

 

 

 

 

 

 

                   采购部门负责人:                        

分管采购工作 院领导意见

 

 

 

 

 

 

                   分 管 院 长:                          

院长意见

 

 

 

 

 

 

       :                            

 注:本表适用于单项采购5万元以上(含5万元),批量采购10万元以上(含  10万元)的逾期报送审计的物资采购项目。